excel BI仪表板
excel BI仪表板：构成
将正确的数据使用多个图表展示出来，然后像“堆砌”砖块一样放置在一起的图表集合不能称为仪表板，这类应用几乎没有实用性，更像是一个图形垃圾堆。行动前了解清楚自己的目标，并以此来着手准备数据是成功的一半。在搞清楚应该需要些什么部件，并且这些部件该如何进行布局前，采用何种形式、如何让其易于理解则是贯穿其中的要点。从检视使用者需求和习惯入手，在第一时间，简单直接地提供有价值的信息，这是仪表板的基础。人们喜欢有条理的表达，将信息归类并建立层级关系是仪表板的筋脉所在。每个仪表部件不应该是孤立的信息孤岛，不同部件间应该存在必要的相互关系，通过交互的方式，在部件间建立彼此的联系，更利于信息的整合，使诉求信息的表达更完整。不同的仪表板，表达信息的方式方法，侧重点各不相同。把握好表达的技巧会使表达变得流畅，并使表达更加有力。多个有机整合在一起的图表，整体应该有一个核心诉求，围绕该诉求来构建信息是仪表板制作的前提，并且需要剔除掉不必要的冗余信息，集中显示重点信息，勿使辅助信息和附加内容成为信息噪音。目的只有一个：提供最直接且有价值的信息用来辅助行动，而不仅仅是用来展示一堆数据。在企业销售、财务、市场、制造、人事等诸多管理环节中，我们都会有意或是无意使用到多个交互式图表集合的报表，其实这些图表都可归属到仪表板的范畴。此类仪表板大多为企业的日常决策、警戒、分析服务，使用者往往具有决策权。所以需要设计与用户层次和知识水平匹配的仪表盘。同时应该具有侧重点，针对用户角色，也可能需要针对业务逻辑来设定预警提示。名词解释：■ 商业智能（Business Intelligence，BI）
excel BI仪表板：层级
使用Excel创建仪表板报表，应该能够清晰地表达数据、结构、布局和格式。使用分组和面板将仪表板定制为多个层次，这将会减少仪表板部件间的相互干扰，帮助使用者对数据进行解读。同时使仪表板结构更加富于弹性，包含更多综合信息。1．位置：由于仪表板所含信息的多样性，使大多数使用者在浏览和使用仪表板报表时，只会寻找自己所感兴趣的内容。切勿使仪表板失去关注焦点，将核心仪表板元素置于首要位置，这个位置要符合使用者的阅读习惯，放置位置同时要考虑到使用者了解仪表盘分层信息时的流程顺序，因此眼球的动线设计在仪表板设计上显得更加重要。2．反馈：需要清楚地告诉使用者：当前看到的信息关乎什么内容，并且状况如何。这些内容应该使用文字来进行必要的辅助说明，可以是图表部件的标题，或是Excel单元格的批注。当然也可以使用图表鼠标悬停时的详细数据点数值说明。1．分组：通过将同类同级的仪表板部件组织在一起，然后使用分组框的形式将不同的部件进行区隔，这种区隔就完成了部件的分组。这些不同的分组构建出了不同的表达层次，每个分组可能会是另外一个分组部件的细化，也可以会是另一个视角的数据解读。分组框可以使用单元格来完成，也可以借助Excel的分组框工作表控件来完成，但不建议使用自选图形。2．面板：通过向仪表盘添加面板也可创建层。Excel提供的最佳面板集是工作表，每个工作表可以视为一个面板集，面板间的切换可以使用超链接的方式来完成。除此外也可以采用和图14.4-7案例相同的方法，使用切换按钮来实现，这样的实现需要使用VBA。整体而言，使用面板会使仪表板变得更加复杂，尤其是在Excel工作表间使用时需要特别谨慎。1．尺寸：仪表板的部件尺寸，同组或同层应该保持一致。这有利于使用者在视觉中将其归集为一类来处理。同组内的元素间隔尺寸应该保持一致，不同组间应该有较为明显的间隔。2．格式：仪表板上的同组元素，外观设置保持同一格式化样式，同时确保这些元素彼此间的自然对齐，有助于使用者快速捕获展示信息中最为关键的那部分信息。3．效果：图表部件中切勿使用过多的效果，尤其是Excel 2007/2010的各类渲染效果，因为视觉干扰的原因，会导致更为详尽的数据细节难以被人理解。例如：在折线图上使用平滑线效果，会使折线线条变得圆滑，但是这却给眼睛拾取折线上每个数据点的位置带来了困扰。图15.2-1的仪表板案例数据来自图15.1-4。案例中有6个如图15.1-8所示的仪表盘部件，分别对应6个主要产品，放置在仪表板的最上方，归集为一组，这部分以展示实时数据为主。使用两个图15.1-9所示的条形图部件，并依次放置在仪表板左下方，各自归集为一组，这两个图表部件又可以视为一组，因为它与当前仪表盘月份相对应。使用4个如图15.1-9所示的折线图，归集为一组并放置在仪表板右下方。为使仪表板版面保持简单清爽，所有部件与数据集完全隔离，分别使用单独工作表放置，本案例中，Excel工作簿的“Data”工作表专门用来放置数据集，“Test1”工作表用来放置仪表板。
excel BI仪表板：关联
当在仪表板中使用了层级关系后，就必须使用交互的方法来使不同的层次关联在一起。在Excel中我们可以借助工作表控件和部件本身来完成交互，在仪表板中，此类交互往往需要牵一发而动全身，一个触发事件需要使多个图表部件的数据展示发生变化。1．切换提供快捷简单的方法，来方便使用者通过鼠标单击的方式切换图表部件的不同数据显示。尤其是当仪表板包含多个面板时，需要添加切换选择按钮或链接，以方便使用者在不同面板间切换。在Excel中可以使用工作表控件按钮或是图表部件的VBA鼠标单击事件来实现。2．检索当某个部件或层级是另一部件和层级的细化说明时，需提供可供使用者选择的相关筛选触发器，以便对某个图表部件或层级进行数据展示的切片或是截段。在Excel中，下拉选框、滚动条都可以完成这些操作。笔者在第14章提供的滑块控件，可协助获取某一范围区间或时间跨度的数据。1．简化在选择和使用按钮、列表框、滑块等控件时，要考虑到尽量简单，并有意减少使用的个数，不要把仪表板变成数据游戏的道具。交互体验越是繁杂，使用者获取到的信息就越少，甚至有时会严重影响使用者的决策判断。2．自然仪表盘设计时应充分考虑使用者将如何使用这些交互，其应该可以方便地从多个维度去解释数据。站在使用者的角度去考虑：单击按钮、链接等应该有怎样的外观，并通过使用者眼球和鼠标单击的动线设计来决定其放置位置，使作业流程无缝嵌入到仪表盘，具有自然流畅的使用感受，这样使用者的关注焦点就被锁定在了数据上。
excel BI仪表板：典型应用
使用Excel制作仪表板是一个相对较为复杂的图表工程，这个工程的优劣有时关乎成本增加或是判断失误。“千里之堤毁于蚁穴”，所以有一些制作的关注焦点和细节需要特别留意。除本书15.3-1案例的决策型仪表板外，仪表板根据使用目的的不同，还包括预警型和分析型两类常见仪表板。这类仪表板以警戒当前数据的定性指标为主要目的，比如正常、警戒、异常，多采用和交通灯的红、黄、绿三色来进行提示。常使用在数据监控领域，比如工业控制，当数据的指标脱离了预定的控制基线时，红灯将亮起，图15.4-1就是一个这样的案例。图15.4-1 预警型仪表板案例分析仪表板以检视当前数据，通过各类数据组合来发现值得探究的现象或趋势，并结合额外数据及工具进行综合性分析为主要目的。此类仪表盘应用中多借助使用模型，比如财务的量本利盈亏平衡点分析、最佳经济订购量等模型。该类仪表板也多使用XY散点及气泡图表部件来展示数据，这两类图表部件多使用在趋势分析上，图15.4-2的案例就是一个典型应用。图15.4-2 分析型仪表板案例
excel BI仪表板：细节处理
1．布局将仪表板设计为显示器的一屏大小比较适合，在版面中切勿有大量空白，除公司标志外，切勿使用与数据无关的任何图片。图表部件和非图表部件的外观比例控制在4∶1、1∶3或2∶1。数据标记除使用图标外，也可使用颜色警示以及文字；交互部件的使用不易过多，一般在一个单一仪表板报表中使用的个数不宜超过5个。2．数据：不论何种类型的仪表板，在仪表板的图表部件中都应该有一个目标基线，缺少了当前数据的参考会令使用者不知状况如何。重要的数据应该被突出强调，比如那些超标或未达标的数据。交互性的功能需要考虑整体数据动态变化，不应该将其应用到仅是一个图表部件的联动上。3．图表：应用到仪表板的图表要保持简单易懂，这样也可实现仪表板简洁的界面外观。单一图表部件，一般在视觉中可见的图表类型需要尽量保持只有一个，在仪表板中使用较为复杂的组合图表并不是一个好主意。仪表板中要尽量避免使用饼图和环形图，以及三维类型图表。4．格式：在仪表板上出现的数据，笔者建议均采用右对齐，可方便比较。勿使用饱和度和亮度过高的色彩，也请勿使用背景色。特别要避免使用Excel 2007和2010的视觉特效渲染，这对仪表板没有丝毫的帮助，反而是严重的视觉干扰。表格、图表的网格线如果不起分割和提示作用，应该被剔除，即便需要采用，也应该将其设置为淡色，以免在视觉中割裂部件。图表部件也不建议加阴影，容易分散注意，其次三维类型的图表切忌使用在仪表板中。
excel BI仪表板：性能提高
仪表盘设计时应尽可能减少纯粹的数据表格部件的使用，表格过于细节，不够一目了然呈现全局，仅适合组织量化数据。虽然在数据检索上，数据表格的成行与成列表现更为优异，但在Excel中的操作，这类表格较易被鼠标选中，尤其是含有函数公式时，误操作所致的破坏更加致命。如果使用表格部件是必需的，那么如图15.4-3案例，配合Excel条件格式的图标集、数据条和迷你图来展示数据更加具有价值。图15.4-3 迷你图仪表板案例保持最少的显示对象数目，尽可能少地使用图表对象，仪表板中包含太多部件，可视化效果就会使数据重要性降低，视觉中的重点不再是数据。多层仪表板的嵌套将导致使用者打开Excel工作簿的时间被加长，且工作簿的稳定性降低，使用起来反应迟钝。有多个按钮、复选框的触发器仪表板，将会增加Excel工作簿自动重算的频度，表格／图表部件和／或面板集受此影响，重绘会有延滞，进而影响使用感受。所以设计伊始请从草图开始，非常有必要，这样做的好处是可以更好地规划仪表板，以确保主要的脉络都已经被理清，减少那些不必要的内容，图15.4-4的案例即是一个这样的草图手稿。图15.4-4 一份BI仪表板设计手稿案例对于涉及具有层级表达的仪表板而言，处理好部件间或分组部件的相互关系其实并不是太容易，尤其层级关系。图15.4-5的案例是一个树状结构，此类应用多为杜邦分析法的延伸应用，可通过Excel的数据条来实现，也可使用VBA的工作表事件，将单元格设定为触发器来进一步使用。当然此类应用中，每个分层也可使用不同的图表部件，但是这种仪表板应用在Excel的整体空间布局上非常难以处理，故并不建议。图15.4-5 一个树状结构的BI仪表板